De 2 mest almindelige festplanlægningsfejl og hvordan man undgår dem

Festplanlægning

Jeg har arbejdet i gæstfrihed i over 10 år og har været vidne til mange begivenheder som server, bartender, opsætning og oprydning.

2 almindelige festfejl, der skal undgås

2 almindelige festfejl, der skal undgås

Yutacar, CC0 via Wikimedia Commons

Uanset om du planlægger en bryllupsreception, firmaarrangement, jul eller fødselsdagsfest, kan det at undgå disse to fejl være forskellen mellem at være årets begivenhed og at blive glemt på mandag.

Fester er oplevelser. Deres værdi ligger i de skabte minder.

En fantastisk fest er en mindeværdig fest, og god planlægning vil få folk til at tale om begivenheden i mange år fremover. De detaljer, der får en fest til at skille sig ud, afhænger af mange faktorer, men der er to ting, som kedelige fester har til fælles: Dårlig budgetfordeling og langvarig siddetid.

Jeg har arbejdet med gæstfrihed i over ti år. Jeg har været vidne til et væld af begivenheder af enhver art og har bemærket, at disse to fejl konsekvent har fået gæster til at gå tidligt. Jeg har ved mange lejligheder hørt gæster diskutere, hvordan de er trætte og gerne vil i seng, eller planlægger blandt en mindre gruppe at dukke ud og mødes på en pub. Sådan undgår du disse to store fejl.

Folk kommer ikke til at holde sig til blomsterne.

Fejl #1: Dårlig budgettildeling

Det er nemt at planlægge en fantastisk fest, hvis du har et massivt budget, men det meste af tiden skal vi være selektive med hensyn til, hvor pengene går hen. Jeg kan ikke tælle, hvor mange gange jeg er gået ind i et smukt dekoreret mødested og tænkt: Wow! Disse mennesker skal læsses! kun for at finde ud af, at drinksene bliver meget dyre, og der vil ikke være vin til aftensmaden.

Med alle de smukke billeder på Pinterest er det nemt at blive fanget med at planlægge den mest udførlige indretning, men folk kommer ikke til at holde sig til blomsterne. Faktisk, når middagen er overstået, vil bordene være et rod. Ting vil blive flyttet rundt, tabt, spildt på osv. Indretningen er en smuk måde at hilse dine gæster på, men det holder ikke en fest i gang.

Ved budgettering skal du prioritere en åben bar

Det kan virke kontraintuitivt, men alkohol er en fantastisk måde at skabe minder på. Mennesker er sociale skabninger. Det er vores interaktion med andre, der skaber varige minder (Kensinger et al.). Desværre er det for mange mennesker svært at åbne op og skabe forbindelser uden lidt sprut. Selv selvsikre mennesker bliver mere udadvendte med et buzz. Folk er mere tilbøjelige til at gå til dansegulvet og tale med fremmede, når de er bedugget. Hvis drikkevarerne er dyre, vil folk drikke langt mindre. Dette resulterer ofte i, at festgæster føler sig hæmmet. De holder sig tæt på de mennesker, de kender godt, og tager til sidst afsted med dem på jagt efter en mere behagelig atmosfære og billigere drinks.

Dette betyder ikke, at du skal prøve at få alle dine gæster til spilde. Dette kan gøre din begivenhed mindeværdig af de forkerte årsager. Jeg foreslår heller ikke, at du presser nogen til at drikke, som ikke vil. Jeg foreslår, at gøre alkoholholdige drikkevarer let tilgængelige for gæster, der gerne vil drikke og er gamle nok til lovligt at gøre det, kan have stor indflydelse på, hvordan din fest forløber.

Budget for en åben bar. Planlæg derefter indretningen med det, der er tilovers.

Min anbefaling

Budget for en toonie-bar ($2/drink, hvis du ikke er canadisk), eller en åben bar. Planlæg derefter indretningen med det, der er tilovers. En god måde at reducere omkostningerne ved baren er at leje et sted, såsom en hal, der giver dig mulighed for at levere din egen alkohol. Dette vil i høj grad reducere omkostningerne til drinksene, samt give dig frihed til at vælge, hvilke mærker du serverer, bartenderen din leje og din cateringfirma også!

de-to-mest-almindelige-festplanlægningsfejl-og-hvordan-man-undgår-dem

Fejl #2: At holde gæsterne stille for længe

Uanset om det er et prisuddeling, taler eller videoklip, har jeg set alt for mange begivenheder, hvor gæster bliver holdt i næsten tavshed i timevis. Dette har en tendens til at resultere i, at mange gæster forlader det øjeblik, de kan stå. Al det siddende gør folk trætte. Det er de begivenheder, hvor folk ikke kan vente med at komme hjem i seng.

Hold gæsterne underholdt

Dette er ikke det samme som at have underholdning, der får gæsterne til at grine, chatte og juble hele vejen igennem. Faktisk kan jeg varmt anbefale at investere i kvalitetsunderholdning. Et af problemerne ved at sidde i stilhed er, at folk ofte føler sig utilpas med at rejse sig for at få en drink.

På trods af mine anbefalinger ovenfor, tror jeg, at alkohol er ret giftigt. Folk, der har fået et par drinks og har udviklet en buzz, vil bemærke dette, når virkningerne forsvinder. Mens de sidder der og ædru op, forsvinder den sjove side af alkohol, og de begynder at føle sig meget trætte ( Alkohol og træthed ). At sidde stille giver heller ikke gæsterne en chance for at interagere og skabe forbindelser, der giver dem lyst til at blive.

Lad ikke gæster sidde i mere end en time ad gangen.

Min anbefaling

Prøv ikke at holde gæsterne siddende i mere end en time ad gangen. Forkort lange prisuddelinger ved at starte priserne under middagen. Folk kan være opmærksomme og spise på samme tid. Giv dine talere tidsbegrænsninger på deres taler. Hvis taler følger efter middagen, så giv gæsterne en 5- eller 10-minutters advarsel om at få en drink, strække benene og bland lidt, før taler begynder. Hvis du bare ikke kan gøre tingene kortere, så tag en pause på 15 minutter.

Tilskynd til social interaktion

Husk at fester er Social sammenkomster. De er sjove, fordi de er Social . For at forhindre din fest i at blive et flop, skal du bruge dit budget og din tid til at skabe en atmosfære, der gør social interaktion sjovt og nemt selv for gruppens introverte. Hvis dit mål er et langt, grundigt, velindrettet awardshow eller noget i den retning, så aflys DJ'en og dansen og spar nogle penge, for de fleste kommer alligevel ikke så langt.

Citerede værker

  • Kensinger, Elizabeth A. et al. 'Hvordan sociale interaktioner påvirker følelsesmæssig hukommelsesnøjagtighed: Beviser fra kollaborativ hentning og social smitteparadigmer.' NCBI , https://www.ncbi.nlm.nih.gov/pmc/articles/PMC4942488/
  • 'Alkohol og træthed.' Harvard Health Publishing, Harvard Medical School , https://www.health.harvard.edu/mind-and-mood/alcohol-and-fatigue/