Sådan planlægger du en gallamiddagsbegivenhed: Den ultimative tjekliste

Festplanlægning

Jeg nyder at hjælpe folk med at planlægge og forberede deres store begivenheder og fester.

Med ordentlig forberedelse kan din fundraising-begivenhed blive en kæmpe succes.

Becky Fantham via Unsplash; Canva

Hvad er en gallamiddag?

En gallamiddag er typisk en semi-formel fest for voksne, der byder på middag, dans og en auktion eller tombola. Normalt arrangeres en galla af en organisation - ofte en nonprofitorganisation - med det formål at fodre og underholde deres donorer og vælgere og skaffe penge til deres organisation i et socialt miljø.

I en perfekt verden ville planlægning af en fundraiser eller gallamiddag være en leg. Generøse sponsorer ville betale for al din mad, underholdning og overnatning, mens dine gæster ville være mere end ivrige efter at byde på auktionsgenstande og donere til din sag. Desværre kræver planlægning af en gallabegivenhed i den virkelige verden en del forberedelse. For at planlægge en perfekt gallamiddag skal du søge sponsorater og frivillige, oprette et tema og invitationer og bestille mad og underholdning. At udføre disse trin effektivt kan gøre underværker. Denne artikel skitserer nogle vigtige trin og fornødenheder, der er afgørende for korrekt gallaplanlægning.

12-trins gallaplanlægningstjekliste

1. Skitsér dit formål
2. Analyser omkostninger
3. Fastlæg en billetpris
4. Vælg dine fundraisingmetoder
5. Få sponsorat
6. Vælg et mødested
7. Bestem, hvad dit tema vil være
8. Lav mad og drikkevarer
9. Design dine invitationer
10. Planlæg aktiviteter og book underholdning
11. Indret dit mødested
12. Søg frivillige

1. Skitsér dit formål

At vide, hvad du sigter mod at opnå med dit arrangement, vil hjælpe dig og dit team med at planlægge i overensstemmelse hermed. Omkostningerne ved at planlægge en fundraising galla kan være ekstremt høje, så det vil være vigtigt at samle støtte til din sag og vække interesse i samfundet.

Det første trin i planlægningsprocessen bør være at sætte et mål for din organisation, bestemme, hvem/hvad der vil drage fordel af fundraiser, og skitsere, hvad gæster kan forvente at støtte med deres auktionsbud og donationer.

Før du reserverer et sted og underholdning, vil du gerne skitsere formålet med dit arrangement og oprette et budget.

Kelly Sikkema via Unsplash

2. Analyser omkostninger

Før planlægningsprocessen for alvor begynder, skal din organisation bestemme mængden af ​​tilgængelige startpenge. Tidslinjen for gallaplanlægning vil variere afhængigt af begivenheden, men almindelige gebyrer inkluderer mad, drikkevarer, leje af spillesteder, reklamer, A/V-udstyr, genstande til auktion og andre udgifter.

At holde styr på, hvor mange penge du bruger, og hvor meget du skal bruge for at tjene penge, er en nøglekomponent til at skabe et præcist budget. Når alt kommer til alt, er formålet med en galla at rejse penge – ikke at bruge dem! Når det er sagt, skal du selvfølgelig bruge et betydeligt beløb på forhånd for at planlægge og afholde din fundraising-begivenhed. Hvis alt går vel, dækker du dine omkostninger og har masser af nye midler tilbage til din sag.

3. Opret en billetpris

Når du har bestemt antallet af gæster, du ønsker at deltage i, skal du angive en pris for hver billet. Placeringen, menuen og prisen for arrangementet bør alle overvejes, når prisen for entré bestemmes. Ud over almindelige billetter skal du sørge for at tilbyde et begrænset antal VIP-pas til en højere pris for at tilbyde VIP-deltagere særlige frynsegoder under begivenheden. At sælge billetter er en fantastisk måde at rejse yderligere penge til din sag.

4. Vælg dine fundraisingmetoder

Planlægning af en gallabegivenhed drejer sig primært om at rejse penge, så overvej en række forskellige fundraising-metoder. Tilhængere af din organisation vil være glade for at donere penge, men det er også nyttigt at implementere andre aktiviteter for gæster at deltage i. Nogle måder at rejse yderligere midler på omfatter afholdelse af en tombola eller stille auktion, salg af forfriskninger, salg af reklamemuligheder og opdeling af salg med støttevirksomheder. Sørg for at tænke på så mange ideer som muligt for at samle penge ind til organisationen eller få din gallamiddag til at støtte.

5. Få sponsorat

Medmindre din organisation har en overvældende mængde startpenge, vil dit arrangement sandsynligvis kræve støtte fra sponsorer. Ved at tilbyde annoncering og andre frynsegoder til visse virksomheder, kan du muligvis få nødvendige varer til en overkommelig pris.

At kontakte sponsorer vil kræve, at du bruger alle dele af dit eksisterende netværk, danner langsigtede forretningsforbindelser og etablerer en symbiose med deltagende organisationer. Lokale restauranter kan muligvis give dig et billigt eller gratis sted, hvor du kan afholde dit arrangement og forsyne dine gæster med mad og drikkevarer. Underholdning kan også sponsoreres, uanset om det er i form af lokale entertainere, der optræder til nedsat pris eller større forestillinger betalt af dine sponsorer. Hvis du planlægger at planlægge aktiviteter såsom en tombola eller auktion, kan sponsorer muligvis også donere præmier til dit arrangement.

Det sted, du vælger, bør afhænge af antallet af gæster, du inviterer, dit tema, og hvilke typer underholdning du planlægger at byde på.

6. Vælg et sted

Dit mødested vil spille en stor rolle i din planlægningsproces, så det er vigtigt, at du undersøger mulighederne grundigt og vælger et godt mødested, der komfortabelt vil kunne rumme dit maksimale fremmøde, herunder underholdnings- og måltidsudbydere.

Miljøet skal være stilfuldt og give folk mulighed for at socialisere frit. Hvis dit spillested bliver doneret, kan det tage lidt planlægning for at passe til dine behov, så overvej omhyggeligt eventuelle justeringer, du muligvis skal foretage, før du dekorerer. Dine dekorationer skal matche, hvad gæsterne har på, og dit tema.

7. Bestem, hvad dit tema vil være

Et kreativt tema til din gallabegivenhed giver en unik atmosfære for dine gæster. Uanset om det er broadway, middelalder, maskerade, jul, nautisk eller noget andet, kan et tema hjælpe med dit menuvalg, dekorationer, planlagte aktiviteter og dresscode.

Når du planlægger en temabegivenhed, er det vigtigt at sørge for, at dine dekorationer, centerpieces og underholdning passer korrekt. I nogle tilfælde kan det være nødvendigt at kontakte en organisation med kendskab til temaarrangementer for at sikre den rigtige præsentation.

Sørg for at stille en række forskellige retter til rådighed for dine gæster, da nogle deltagere sandsynligvis er veganere, vegetarer, gluten- eller laktoseintolerante osv.

8. Lav mad og drikkevarer

Shop rundt og kontakt forskellige cateringtjenester, restauranter og andre virksomheder for at se, om de er i stand til at rumme dine gæster. Overvej, om du vil have en kontantbar eller åben bar, og lav en menu, der har vegetariske og glutenfrie muligheder.

Din menu skal være forskelligartet, og hvad du skal servere til din gallamiddag afhænger af arten af ​​din begivenhed, det tema, du har valgt, og din organisations budget. Du kan også overveje at tilpasse dit drikkevareudstyr for at gøre et ekstra særligt indtryk på dine lånere.

9. Design dine invitationer

Din invitation vil være det første, potentielle gæster ser, så at skabe en mindeværdig en er et vigtigt skridt i planlægningen af ​​dit arrangement. At lave en god invitation kræver præcis information og en præsentation, der vækker opmærksomhed.

Inkluder oplysninger såsom dato, klokkeslæt, lokation og formaliteter samt vigtige detaljer, såsom hvem der får gavn af begivenheden, det valgte tema og de planlagte aktiviteter. Det kunst at skrive gallainvitationer giver dig mulighed for at være kreativ, men det er også vigtigt, at din tone afspejler begivenhedens formalitet.

10. Planlæg aktiviteter og bogunderholdning

Planlægning af en vellykket gallamiddag drejer sig om at booke passende underholdning og aktiviteter designet til at rejse penge. Kontakt lokale spillesteder og forhør om mulige live-optrædener samt mulige genstande, der skal doneres til en tombola eller stille auktion. Sørg for at finde underholdningsformer, der passer til dit tema, og som gæsterne vil finde både engagerende og passende.

11. Indret dit mødested

Et af de sidste trin, du vil tage som forberedelse til din gallamiddag, er at dekorere lokalet. Vælg dristige komplementære farver og dekorer, så de matcher dit valgte tema. Brug unikke centerpieces, kunstværker og rekvisitter til at skabe et visuelt forbløffende miljø for dine gæster og give dit arrangement en festlig stemning.

På grund af vigtigheden af ​​at præsentere en unik atmosfære, kan det være nødvendigt at aftale hjælp til udsmykning. Der findes en række firmaer for at hjælpe begivenhedsplanlæggere med at dekorere spillesteder i alle former og størrelser i henhold til tema og farveskema. Mange har skabeloner og materialer til rådighed for en bred vifte af almindelige begivenhedstemaer.

12. Søg frivillige

Når alt er planlagt, bliver du nødt til at finde folk til at hjælpe med at oprette og vedligeholde arrangementet. Brug dit netværk og dine ressourcer i og uden for organisationen, find frivillige til at hjælpe med at hilse på gæster, give plads til folk, servere mad og hjælpe med at sikre, at aftenen forløber glat.

Held og lykke!

En vellykket gallamiddag er en af ​​de bedste måder at få støtte til din organisation på, men det kræver også en hel del planlægning og forberedelse. At sikre, at alt er i orden, før en enkelt gæst ankommer, vil hjælpe aftenen til at flyde glat og præsentere din organisation i et professionelt lys. Fundraisers er afgørende for væksten af ​​enhver virksomhed eller non-profit organisation, og effektiv styring af hvert trin er nøglen til en mindeværdig aften.

Dette indhold er nøjagtigt og sandt efter forfatterens bedste viden og er ikke beregnet til at erstatte formel og individualiseret rådgivning fra en kvalificeret professionel.